Jak odzyskać pieniądze? Zasady dochodzenia zapłaty.

Nierzadko zdarza się, że klient trafia do kancelarii i mówi: „Panie mecenasie, wykonałem dla X usługę i dostarczyłem towar, wystawiłem fakturę, a teraz X mówi, że nie zapłaci. Jak odzyskać pieniądze?”. W takiej sytuacji najczęściej prosi się klienta o dokumenty oraz opis sprawy. Konieczne jest także ustalenie, co wierzyciel – klient uczynił do tej pory, aby odzyskać pieniądze. I tu rodzą się problemy. Klienci nieczęsto zabezpieczają swoje interesy wcześniejszą konsultacją umowy. Niektórzy w ogóle nie sporządzają umów twierdząc, że „jakoś to będzie”. To duży błąd, który niestety może mieć negatywne konsekwencje. Zawsze zaleca się najpierw podejmowanie czynności zapobiegawczych aniżeli ratowniczych. W niniejszym artykule dowiedzą się Państwo, jakie kroki należy podjąć, aby skutecznie odzyskać pieniądze.

Po pierwsze – dobra umowa. Jak odzyskać pieniądze, gdy nie mamy umowy?

Gdy umawiamy się z drugą osobą na wykonanie pewnych świadczeń, musimy zadbać o sporządzenie pisemnej umowy. Proszę pamiętać, iż czasem umowa taka powinna przybrać odpowiednią formę wymaganą przepisami prawa. Niedochowanie formy może skutkować nieważnością umowy, a to już na wstępie generuje problemy. Nigdy nie polecam godzenia się na umowę ustną, choćby sprawa wydawała się najprostsza. Na początku współpraca zawsze wydaje się być przyjemna i kolorowa. Problemy zaczynają się zazwyczaj później – na etapie wykonania. Nie widzę przyczyn, dla których ktoś uczciwy mógłby odmówić podpisania umowy. Skoro deklaruje się zapłatę ustnie, to dlaczego nie przelać tej deklaracji na papier?  Jeżeli już ktoś bardzo nalega na umowę ustną należy poprosić chociaż o potwierdzenie jej zawarcia np. formie wiadomości email.

Kolejną kwestią jest konsultacja treści umowy z profesjonalistą. Adwokaci przechodzą odpowiednie szkolenia i są w stanie bardzo pomóc w takich sytuacjach. Na doradztwo składa się analiza prawna zapisów umowy, ich ważność, a także korzystność. Kolejnym etapem, na którym adwokat może pomóc jest etap negocjacji postanowień umowy. Konsultacja powinna zakończyć się sporządzeniem jasnej umowy, która zabezpiecza interesy reprezentowanej strony według zasady, że umowę sporządza się z myślą o tym co wtedy, gdy jej strony popadną w konflikt.

Po drugie – dokumentuj podejmowane czynności.

Dokonując czynności w ramach zawarte umowy należy zawsze mieć „z tyłu głowy”, co będzie gdy dojdzie do konfliktu. Dlatego polecam zawsze dokumentowanie, w miarę możliwości, wszystkich dokonywanych czynności. Nigdy nie należy się godzić na ustną akceptację zmiany treści umowy lub wyłącznie omówienia sprawy z drugą stroną. Jeżeli już coś omawiamy i dochodzimy do konkluzji – spiszmy je i opatrzmy podpisem.

Z wydania lokalu najemcy sporządźmy protokół wydania lokalu opisujący jego stan i wyposażenie. Zastanówmy się czy nie warto jako załączyć do takiego protokołu zdjęć. Następnie z odebrania lokalu najemcy nie bójmy się zaproponować sporządzenia protokołu odbioru. Podobnie sytuacja ma się w wypadku oddawania wykonanych prac zamawiającemu. Protokół odbioru robót to niezwykle istotny dokument, na podstawie którego można ustalić terminowość i jakość prac. Z drugiej strony – zawsze, gdy coś płacimy w gotówce prośmy o pokwitowanie odbioru.

Proszę pamiętać, że dokumenty podpisane przez obie strony są trudne do zakwestionowania. Co więcej, postępowanie gospodarcze wymaga, aby swoje twierdzenia opierać wyłącznie na dokumentach, a jedynie pomocniczo na innych dowodach.

Po trzecie – świadkowie.

Swój interes należy zawsze zabezpieczyć na wszelkie możliwe sposoby. Pomocni w tym zakresie są także świadkowie podejmowanych przez nas czynności. Najczęściej są to oczywiście pracownicy, którzy wykonują jakieś prace. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby sporządzać protokoły w obecności świadków – osób przybranych do czynności. Stanowią oni dodatkowe uwiarygodnienie dla treści dokumentów. Nigdy nie zalecam stawiania się na ważnych czynnościach odbiorowych w pojedynkę. Dobrze jest mieć wówczas ze sobą osobę fachową i zaufaną, a najlepiej, w sytuacjach gdy sprawa zaczyna się komplikować, poprosić o pomoc prawnika.

Świadkowie, w wypadku potencjalnego procesu, stanowią ważne źródło informacji o sprawie. Ich zeznania mogą przechylić losy spawy na naszą korzyść.

Po czwarte – próba polubownego rozwiązania sporu (wezwanie do zapłaty).

Należy pamiętać, że zawsze preferować należy polubowne rozwiązania nawet największych sporów. Niektórzy mówią, że najgorsza ugoda jest lepsza od najlepszego wyroku sądu. Co więcej, często na etapie np. wezwania do zapłaty okazuje się, że druga strona umowy jest skłonna bezproblemowo zapłacić swój dług co do grosza. Czasem pomaga w tym sformułowanie takiego wezwania przez pełnomocnika będącego adwokatem. Rozwiązanie sprawy już na typ etapie pozwoli nam uniknąć dodatkowych kosztów związanych z prowadzeniem sprawy. O zaoszczędzonym czasie już nawet nie wspominam. Dzięki skutecznemu wezwaniu do zapłaty nie będziemy musieli głowić się jak później od dłużnika odzyskać pieniądze.

O próbę podjęcia polubownych może także pytać sąd. Określenie, czy strony podjęły próbę polubownego rozwiązania sytuacji jest warunkiem formalnym pozwu w sprawie.

Po piąte – ostateczność, czyli pozew

Ostatecznością w wypadku egzekwowania należności jest skierowanie do sądu pozwu. Podkreślić trzeba, że pozew to nie tylko stanowisko osoby żądającej zapłaty, ale przede wszystkim dowody dokumentujące jej wiarygodność. Jeżeli zastosowaliśmy się do wcześniejszych czterech rad, wykonanie ostatniego kroku jakim jest pozew będzie o wiele prostsze. Jak wspomniano wcześniej, o wiarygodności twierdzeń strony świadczą dokumenty, a także świadkowie. Podstawą jest jednak sporządzenie takiej umowy, która nie doprowadzi do konfliktu, a w razie jego wystąpienie ułatwi dochodzenie roszczeń.

Warto przed skierowaniem sprawy do sądy skonsultować ją z profesjonalistą, który oceni szanse powodzenia i doradzi jak odzyskać pieniądze. Wobec zawiłości postępowania cywilnego oraz wymogów zaleca się także powierzenia prowadzenia sprawy adwokatowi.  O wymogach formalnych, jakie powinien spełniać pozew pisałem już TUTAJ.